لقد كنا جميعاً هناك: نجلس على مدى ساعة من المحادثة، وبطريقة ما، هناك وضوح أقل في نهاية الاجتماع مما كان عليه في البَدء. نخرج، ونأسف على الوقت الضائع وعدم إحراز تقدم.
في عصر الإنتاجية المفرطة، وقائمة لا نهاية لها من عناصر المهام، والإرهاق الشخصي، ربما يرى فريقكم الاجتماعات كعقبة أمام العودة إلى عملهم بدلاً من شيء هادف. إن تحويل هذا الموقف نحو المشاركة الحماسية يعني إعادة التفكير فيما تحاولون تحقيقه من خلال الاجتماعات. مع الانتقال الواسع النطاق إلى العمل من بُعد، أصبحت فرص التفاعل مع فرقنا في الوقت الفعلي أكثر ندرة وقيمة. كيف يمكننا استخدام هذا الوقت لتعميق العلاقات؟ ماذا لو جعلنا بناء الثقة هدفاً رئيساً لكل نوع من الاجتماعات؟
عادةً ما يكون اجتماع اتخاذ القرارات حول الالتزام بمسار العمل. هنا يمكنكم أيضاً مناقشة العواقب العاطفية للقرارات على موظفيكم وأفضل الطرق لتوصيل التغيير. توفر المناقشة العميقة لهذه الأسئلة نظرة ثاقبة لقيم الآخرين ونهجهم.
تستفيد اجتماعات توليد الأفكار وحل المشكلات بقدر كبير من النظر الصريح في بناء الثقة. يحتاج الجميع إلى الشعور بالراحة عند مشاركة أفكارهم مع مقاومة الرغبة في الحكم. هنا تريد تشجيع الضعف، لأننا عندما نقول: ”لا أعرف“، فإننا نعترف بحدودنا وترابطنا داخل الفريق الأكبر.
هناك أيضاً فرصة لتحويل اجتماع مشاركة المعلومات الروتيني في بعض الأحيان إلى مكان أكثر ثراء للاتصال. حاوِلوا تحديد التوقعات بأن هذه فرص لمعرفة بعضكم مزيداً عن تحديات واستراتيجيات البعض الآخر، وتشجيع الأسئلة. توفر هذه الاجتماعات أيضاً الفرصة للاحتفال بالانتصارات أو طلب المساعدة من قسم آخر. استخدِموا الوقت لمساعدة أعضاء الفريق على بناء اتصالات بعضهم مع بعض – مصفوفة – بدلاً من الاتصالات المحورية والتحدث معكم في المركز كحل للمشكلات.
أخيراً حاوِلوا تضمين وقت للتفكير الجماعي في اجتماع الفريق العادي. تارانج أمين Tarang Amin، الرئيس التنفيذي لشركة إلف بيوتي e.l.f. Beauty، التي سجلت 17 ربعاً من النمو المتتالي اعتباراً من مايو 2023، يبدأ كل اجتماع لفريق القيادة التنفيذية بوقت للمشاركة المفتوحة والتفكير. يقول: ”إنه المكان الذي يمكن للمسؤولين التنفيذيين التحدث فيه عما يحدث في حياتهم الشخصية،… حالتهم الذهنية، وما المبادرات المهمة، وما الأشياء التي يسمعونها في المؤسسة“.
تذكروا أنه عادةً لا يكون نقص عناصر العمل هو الذي يعيق التقدم. كثيراً ما يكون سوء تفسير النية، وعدم توافق الفهم، والخسائر العاطفية للتغيير هي التي تُعيقنا. وما يحل هذه المشكلات هو علاقات الثقة التي تمكن من التواصل الجيد. لذا بدلاً من الغوص فيما تخططون له من الاجتماع التالي، ابدؤوا بمَن المشاركون والعلاقات فيما بينهم. قد يعيد فريقُكم اكتشاف الطاقة والفرح اللذين يأتيان مع التفاعل فيما بينهم – بل إنهم حتى يبدؤون في التطلع إلى الاجتماعات.
